Mailmonkey ...gesetzeskonforme E-Mail Archivierung

Wikipedia definiert E-Mail-Archivierung so:“E-Mail-Archivierung ist eine eigenständige Bezeichnung für eine langfristige, unveränderliche und sichere Aufbewahrung elektronischer Nachrichten“.

• technisch korrekte Umsetzung der Anforderungen die durch die GoBD vorgegeben werden (z.B. in digitaler Form, unverzügliche Wiedergabe, maschinelle Lesbarkeit, uvm.)
• Der Gesetzgeber erwartet, dass alle Verfahrensbestandteile, Daten und Dokumentenbestände der implementierten E-Mail-Archivierung von einem sachverständigen Dritten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit in angemessener Zeit prüfbar sind. Dies bezieht sich neben der Prüfbarkeit einzelner Geschäftsvorfälle, ebenfalls auf die Prüfbarkeit des Systems.
• Für diese Prüfbarkeit, wird das Vorhandensein einer Verfahrensdokumentationzwingend vorausgesetzt, die eine Beschreibung des organisatorischen und technischen Verfahrens bzgl. der Verarbeitung steuerlich relevanter Informationen beinhaltet.

Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO):

• Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
• Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
• Die Fristen beginnen mit Schluss des Kalenderjahres, indem die Handels- oder Geschäftsbriefe versendet oder empfangen wurden oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern eine Bedeutung haben, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. In der Praxis geht man daher von einer regelmäßigen Aufbewahrungsfrist von elf Jahren aus. Somit ist mit einer Aufbewahrungsfrist von 7 - 11 Jahre zu rechnen.

Eindeutig Jein.

E-Mails unterscheiden sich lediglich in der Form der Übermittlung von dem, was früher gedruckt und entweder per Post oder Fax auf den Weg gebracht bzw. intern als Aktennotiz in Umlauf gegeben und abgelegt wurde. Und was bisher galt, gilt auch heute: Entscheidungskriterium ist die Aufbewahrungspflicht.

Seit 01.01.2017 greift die Archivierungspflicht, festgeschieben in der GoBD.

Es gelten folgende Vorgaben:

• Archivierung in digitaler Form
• unverzügliche Wiedergabe
• maschinelle Lesbarkeit über die Dauer der Aufbewahrungsfrist
• Die Anforderungen der GoBD müssen eingehalten werden (Revisionssicherheit) zusätzliche Regeln (z.B. HGB, AO, UStG) für elektronische Abrechnungen und EDI-Belege (HGB-Handelsrecht, AO-Abgabenordnung, UStG-Umsatzsteuergesetz)

Alle E-Mails und deren Anhänge werden:

• ohne jegliches Zutun des Anwenders vollautomatisch archiviert
• sicher im Archiv aufbewahrt
• Volltext-indexiert und dadurch schnell und einfach findbar gemacht
• Es existiert somit ein vollständiges Backup Ihrer Korrespondenz
• Kein Anwender muss irgendetwas an seiner Arbeitsweise verändern

• geordnete Aufbewahrung zur schnellen Überblicksgewinnung
• archivierte Daten müssen bildlich bzw. inhaltlich identisch mit dem Original sein
• archivierte Unterlagen müssen innerhalb der Aufbewahrungsfrist verfügbar sein
• Daten müssen jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können
• Möglichkeit zur maschinellen Auswertbarkeit muss gegeben sein (§147, Abs. 2, AO)

Weitere Informationen: Bundesministerium für Finanzen Ab­ga­ben­ord­nung

NEIN! - Auch, wenn alle Mitbewerber sich dieses Marketing-Tricks bedienen, ist die Rechtslage eindeutig! (Begründung im: Kapitel 12 / 181 GoBD)

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisations-Unterlagen,
• die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
• Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
• Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Dies gilt auch dann, wenn diese per E-Mail versendet werden.

Archivierung von Dateianhängen

E-Mail-Anhänge müssen ebenfalls archiviert werden, sollte die E-Mail ohne diese Anlagen unverständlich oder unvollständig sein.

Anwendung In der Praxis

In Anbetracht der Masse der täglich empfangenen und versendeten E-Mails ist eine Kategorisierung in archivierungspflichtige und nicht-archivierungspflichtige E-Mails fast nicht möglich. Es wird daher oft bevorzugt, einfach alle E-Mails zu archivieren. Dies kann ein Unternehmen jedoch in Konflikt mit anderen Gesetzen bringen (private E-Mails, personenbezogene Inhalte, uvm.).

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Mails liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen zivilrechtliche und strafrechtliche Konsequenzen:

• § 162 AO3: Steuerliche Konsequenzen, wie Strafzahlungen an das Finanzamt
• § 283 StGB4: z.B. eine Freiheitsstrafe von bis zu 2 Jahren bei Verletzung der Buchführungspflicht
• § 280ff. BGB5 und § 241 Abs. 2 BGB6: Schadensersatzansprüche

Es muss sichergestellt sein, dass der Prüfer bei einer Datenträgerüberlassung auf die Daten zugreifen kann und die maschinelle Auswertbarkeit gewährleistet ist. Dabei muss die Die Entschlüsselung bei Übergabe steuerlich relevanten Daten “spätestens bei der Datenübernahme auf Systeme der Finanzverwaltung erfolgen.“

Grundsätzlich ist es möglich. E-Mails aus dem Archiv zu löschen, solange dies nicht mit der gesetzlich geforderten Vollständigkeit und Dauer der Aufbewahrung in Konflikt steht. So dürfen beispielsweise Spam-E-Mails aus dem Archiv entfernt werden. In der Praxis ist es jedoch schwierig in archivierungspflichtige und nicht-archivierungspflichtige E-Mails zu unterscheiden, weswegen die meisten Systeme standardmäßig so konfiguriert sind, dass sie alle E-Mails archivieren.

Die GoBD betonen ferner die Wichtigkeit der Datensicherheit bei der formellen Ordnungsmäßigkeit der Buchführung. Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen sind demzufolge ausreichend zu schützen und gegen Verlust, (z. B. Unauffindbarkeit, Vernichtung, Untergang und Diebstahl) und unberechtigte Eingaben und Veränderungen (z.B. durch Zugangs- und Zugriffskontrollen) zu sichern. Dies erfordert die Einbettung der E-Mail-Archivierungslösung in das ITSicherheitskonzept der Unternehmung sowie die Überwachung der Wirksamkeit und Einhaltung der technischen und organisatorischen Vorgaben durch ein effizientes Internes Kontrollsystem (IKS). Insbesondere sind bei der Einbettung der E-Mail-Archivierung die allgemeinen IT-Schutzziele Vertraulichkeit (autorisierter Zugriff), Integrität (Schutz vor Veränderungen) und Verfügbarkeit zu beachten.